Як отримати дублікат нотаріального документа

Папери губляться. Це банальна істина, але саме вона щороку змушує тисячі людей шукати виходи з ситуації, коли важливий нотаріальний документ зник — при переїзді, після пожежі, просто загубився серед інших паперів. Добра новина: втрата оригіналу не означає втрату права. Для більшості нотаріальних документів передбачена процедура видачі дубліката — і вона простіша, ніж здається.

Що таке дублікат і чим він відрізняється від копії

Це принципова різниця, яку варто розуміти з самого початку.

Копія — просто відтворення тексту документа. Вона підтверджує, що такий документ існував, але самостійної юридичної сили не має. Пред’явити копію замість оригіналу при оформленні угоди або в суді — не вийде.

Дублікат — повноцінний замінник оригіналу. Він має таку саму юридичну силу, що й втрачений документ, і приймається скрізь, де приймався б оригінал. На дублікаті стоїть відповідний напис нотаріуса і дата видачі — але за змістом це той самий документ.

Дублікат можна отримати на заповіт, договір купівлі-продажу, договір дарування, довіреність, свідоцтво про право на спадщину та інші нотаріально посвідчені документи. Але є умова: примірник документа має зберігатися в архіві нотаріуса або державному нотаріальному архіві. Якщо документ не зберігся ніде — дублікат видати неможливо.

Куди звертатися і що для цього потрібно

Тут все залежить від того, де і коли був посвідчений оригінальний документ.

Якщо нотаріус, який посвідчував документ, ще практикує — звертаються безпосередньо до нього. Саме у нього зберігається примірник у власному архіві.

Якщо нотаріус припинив діяльність — його архів передається до державного нотаріального архіву або іншому нотаріусу за рішенням регіональної нотаріальної палати. Куди саме — з’ясовують через нотаріальну палату свого регіону або через Міністерство юстиції.

Якщо документ посвідчений давно і нотаріус невідомий — починають із запиту до державного нотаріального архіву. Там зберігаються справи нотаріусів, які завершили роботу.

Для отримання дубліката потрібно:

• паспорт та ідентифікаційний код — для підтвердження особи заявника;
• заява на видачу дубліката — складається безпосередньо у нотаріуса;
• документи, що підтверджують право на отримання дубліката — для кожного виду документа вони різні.

Останній пункт потребує пояснення. Дублікат видають не будь-кому, а лише особам, які мають на це право. Дублікат договору — сторонам цього договору або їхнім спадкоємцям. Дублікат заповіту — самому заповідачу за життя або спадкоємцям після відкриття спадщини. Дублікат довіреності — довірителю або, за певних умов, представнику. Чужій людині без відповідних повноважень нотаріус дублікат не видасть.

Окремі випадки, які трапляються найчастіше

Втрата заповіту. За життя заповідача дублікат видається лише йому особисто. Після смерті — спадкоємцям, але лише після відкриття спадщини і з підтвердженням родинних зв’язків або статусу спадкоємця. Просто прийти і попросити «дублікат заповіту покійного родича» без жодних документів — не спрацює.

Втрата договору купівлі-продажу нерухомості. Дублікат видається будь-якій зі сторін договору. Якщо первинний нотаріус недоступний — звертаються до архіву. Паралельно варто перевірити Державний реєстр речових прав: право власності там зареєстровано, і витяг із реєстру в багатьох ситуаціях замінює оригінал договору.

Втрата довіреності. Якщо строк довіреності ще не минув і вона не відкликана — дублікат отримує довіритель. Але якщо довіреність уже використана або строк вийшов — практичного сенсу в дублікаті немає. Простіше оформити нову.

Документи радянського часу. Договори та свідоцтва, посвідчені до 1991 року або в перші роки незалежності, зберігаються в державних архівах. Процедура отримання довша, але реальна — через запит до відповідного регіонального архіву.

Одне практичне спостереження: більшість людей звертаються за дублікатом у момент, коли документ уже терміново потрібен — для угоди, для суду, для оформлення спадщини. Процедура займає час, і краще не відкладати звернення до останнього дня. Нотаріус видає дублікат після перевірки всіх обставин — а це не завжди один день.

Джерело: notarius-savchuk.com.ua